Privacy Policy

Privacybeleid POS4RESTAURANTS BV
 

POS4RESTAURANTS BV (POS4) geeft veel om uw privacy. Wij verwerken daarom uitsluitend gegevens die wij nodig hebben voor (het verbeteren van) onze dienstverlening en gaan zorgvuldig om met de informatie die wij over u en uw gebruik van onze producten en diensten hebben verzameld. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van de website en de producten en diensten die POS4 uit hoofde van een overeenkomst aan u levert.

De ingangsdatum voor de geldigheid van deze voorwaarden is 24/05/2018, met het publiceren van een nieuwe versie vervalt de geldigheid van alle voorgaande versies. Dit privacybeleid beschrijft welke gegevens over u door ons worden verzameld, waar deze gegevens voor worden gebruikt en met wie en onder welke voorwaarden deze gegevens eventueel met derden kunnen worden gedeeld. Ook leggen wij aan u uit op welke wijze wij uw gegevens opslaan en hoe wij uw gegevens tegen misbruik beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over ons privacybeleid kunt u contact opnemen met onze contactpersoon voor privacyzaken. U vindt de contactgegevens aan het einde van ons privacybeleid.

Welke persoonsgegevens worden door POS4 verwerkt?

POS4 heeft alleen bedrijven als klant (business-to-business) die gebruik maken van onze producten en diensten. Vanuit de overeenkomst die u met POS4 aangaat hebben wij de volgende persoonsgegevens nodig:

Voornaam en achternaam
Geslacht
Adresgegevens
Bedrijfsgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Bankrekeningnummer
Inloggegevens en klantnummer
IP-adres

Wij willen graag in het kader van de communicatie weten wie de contactpersoon is en welke functie deze bekleedt binnen uw bedrijf. Zo is voor ons duidelijk dat de contactpersoon beslissingsbevoegd is om een overeenkomst met POS4 af te sluiten of dat de contactpersoon POS4 binnen het kader van de overeenkomst nieuwe opdrachten mag verstrekken.  

Het e-mailadres en telefoonnummer gebruiken wij voor communicatie vanuit onze supportafdeling (supporttickets), voor het versturen van offertes en facturen. Heeft u zich ingeschreven voor onze nieuwsbrief dan zullen wij uw naam en e-mailadres hiervoor gebruiken.
Betaalgegevens (bankrekeningnummer, rekeninghouder in combinatie met klantnummer en factuurnummer) worden in het kader van voeren van een financiële administratie opgeslagen.

Via het POS4 klantenpaneel kunt u met uw inloggegevens offertes digitaal ondertekenen en facturen via iDEAL betalen.
Logging van IP-adressen wordt gebruikt ter voorkoming van fraude en is in sommige gevallen noodzakelijk in het kader van onze dienstverlening en de beveiliging.

 

Overige persoonsgegevens die POS4 verwerkt

Wij verzamelen ook persoonsgegevens die niet bedoeld zijn voor de uitvoering van een overeenkomst. Het gaat om de volgende persoonsgegevens.

Werkgerelateerde persoonsgegevens

Persoongegevens van huidige en voormalige werknemers:

Voornaam en achternaam
Geslacht
Adresgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Geboortedatum
Geboorteplaats
Burgerlijke staat
Bankrekeningnummer
Burgerservicenummer (BSN)

Solliciteert u bij POS4 dan bewaren wij de door u aangeleverde persoonsgegevens zoals CV, motivatiebrief, portfolio en een eventuele uitgevoerde opdracht (assessment).

Cookies

Voor een toelichting verwijzen wij naar ons uitgebreide Cookie Statement.

Serverlogs

Als u gebruikt maakt van onze diensten dan worden bepaalde gegevens zoals IP adres, gebruikersnaam, browser versie en tijdstip op onze servers gelogd. Dit doen wij vanuit het oogpunt van beveiliging, het oplossen van eventuele fouten en verbetering van onze dienstverlening.

Overige persoonsgegevens

Het komt wel eens voor dat wij via supportticket of e-mails ongevraagd extra persoonsgegevens ontvangen. Hebben wij deze gegevens niet nodig ten behoeve van onze dienstverlening naar u dan zullen wij deze gegevens voor zover technisch mogelijk verwijderen uit onze systemen.

 

Doeleinden van de gegevensverwerking

POS4 verwerkt persoonsgegevens van relaties en klanten met de volgende doelen:

• Het verlenen van toegang tot onze website en diensten. Het gaat hier om bijvoorbeeld het klantenpaneel voor administratieve doeleinden, toegang tot het Content Management Systeem van de POS4 webshop, toegang tot onze logistieke software en andere producten/diensten die wij leveren of specifiek voor u ontwikkeld hebben
• Het aangaan van een overeenkomst die nodig is om gebruik te maken van onze producten en dienstverlening.
• Opnemen van contact door onze afdeling support, sales, development en administratie.
• Het beveiligen van onze diensten en het bestrijden van fraude
• Het afhandelen van onze openstaande vacatures
• Het voldoen aan de wettelijke verplichting van het houden van een financiële administratie.

Daarnaast gebruiken wij na uw toestemming bepaalde persoonsgegevens ook voor

• Het verkrijgen van inzicht in het gebruik van onze website
• Evaluatie van de website, producten en diensten ter verbetering en uitbreiding van functionaliteiten

Geautomatiseerde beslissingen

Soms nemen wij aan de hand van persoonsgegevens een geautomatiseerde beslissing. 
Wanneer er niet op tijd een factuur betaald wordt, zullen wij automatisch enkele waarschuwingen toesturen naar de niet-betalende klant. Wordt er daarna nog steeds niets ondernomen dan blokkeren wij de diensten die bij ons worden afgenomen. Als laatste redmiddel wordt een incassobureau ingeschakeld voordat er automatisch diensten worden opgezegd.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verkregen. De uiterste bewaartermijn is 10 jaar na beëindiging van het contract of na de laatste bewerking van de persoonsgegevens. Tenzij POS4 verplicht is om op grond van wetgeving uw gegevens langer te bewaren, hanteert POS4 de wettelijke bewaartermijnen.

Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen

De persoonsgegevens worden opgeslagen op servers van POS4 zelf of van een derde partij. Deze servers bevinden zich in een data center in Nederland.

Beveiliging

Wij nemen strenge beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw gegevens afgeschermd is en dat onze beveiligingsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Daarnaast maken wij gebruik van SSL-certificaten voor een veilige overdracht van uw gegevens en uw communicatie met ons.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend ten behoeve van onze dienstverlening. Dat wil zeggen dat het doel van de verwerking altijd direct verband houdt met de opdracht die u verstrekt. Wij gebruiken uw gegevens niet voor (gerichte) marketing. Als u gegevens met ons deelt en wij gebruiken deze gegevens om - anders dan op uw verzoek op een later moment contact met u op te nemen, vragen wij u hiervoor expliciet toestemming. Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, anders dan om aan boekhoudkundige en overige administratieve verplichtingen te voldoen. Deze derden zijn allemaal tot geheimhouding gehouden op grond van de overeenkomst tussen hen en ons of een eed of wettelijke verplichting.

Websites van derden

Onze privacy- en cookieverklaring zijn niet van toepassing op websites van anderen waar wij naartoe linken.

Uw privacyrechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door POS4 en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een andere door u genoemde organisatie te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering en gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens, een verzoek tot intrekking van uw toestemming of een bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@pos4.nl . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone: de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek.

Wij willen u er ook op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

Indien u na het lezen van het privacybeleid of Cookie Statement nog vragen heeft dan kunt u via onderstaande gegevens contact met ons opnemen:

POS4RESTAURANTS B.V.
Admiraliteitsstraat 7A
3063 EJ Rotterdam

T 010-3070050
E privacy@pos4.nl